Quadre de Classificació

Aquest és el Quadre de Classificació de l'Ajuntament de Terrassa, que abarca tot el Holding Municipal, és a dir tota la documentació generada i rebuda pels serveis, instituts, patronats i empreses municipals des de 1840 a l'actualitat.
El quadre de classificació és l'instrument que permet descriure en primera instància totes i cadascuna de les sèries documentals que genera l'Ajuntament de Terrassa i permet establir un control unitari de tota la documentació municipal. Les seves virtuts fonamentals són:

1. Identifica sota una codificació única tota la documentació municipal.
2. Presenta un estàndard d'identificació documental tranversal centrat en les funcions i no pas en els òrgans executors.
3. Organitza la gestió documental de forma unitària i integral.

L'article 22 del Capítol II "La gestió dels documents" del Reglament del Sistema Arxivístic de Terrassa, estableix que la direcció del Sistema Arxivístic Municipal de Terrassa, en col·laboració amb els directors dels diferents centres d'arxiu, té la funció d'elaborar, revisar i mantenir al dia el Quadre de Classificació de la documentació municipal. En relació amb aquest, s'establiran els calendaris que regiran la transferència, l'accés, la conservació o eliminació de la documentació, d'acord amb la legislació vigent aplicable.

La Gestió Documental és una competència atribuïda als òrgans gestors del Sistema Arxivístic Municipal, de manera que li correspon la seva planificació i aplicació. Atesa aquesta responsabilitat, l'Arxiu Municipal ha elaborat el seu Quadre de Classificació (QdC), fruit de deu anys d'investigació continuada.

El projecte de confecció d'un nou quadre de classificació s'inicià l'any 1998 amb un "Estudi de la Documentació Municipal" encarregat per l'Arxiu Municipal on s'oferia una perspectiva real de la documentació generada a l'Ajuntament de Terrassa en tots els arxius de gestió amb una quantificació molt precisa del volum en paper existent aleshores. L'estudi observà que no existia una codificació única i, per tant, tampoc una identificació unitària de la documentació generada. Fruit d'aquest treball inicial es procedí a la confecció d'un quadre de classificació de tota la documentació corporativa que servís com a eina principal per a la seva gestió. El primer Quadre de Classificació corporatiu va veure la llum l'any 2001. Des d'aleshores es van intentar aplicar de forma pràctica els codis generats en aquell moment a les oficines de gestió amb resultats desiguals. Per aquest motiu es procedí a una revisió profunda del primer Quadre de Classificació que ha durat quatre anys. El resultat d'aquesta revisió ha estat el present quadre de classificació funcional i adaptat a les noves necessitats que la gestió de la documentació electrònica requereix. L'aplicació dels codis del QdC a l'interior de la xarxa corporativa haurà de permetre:

• fer explícites les relacions entre les funcions o processos i els documents i les dades que generen,
• establir uns criteris únics i comuns per classificar i codificar, de manera unívoca, la documentació que genera o rep l'organització,
•  evitar duplicitats i redundàncies d'informació,
•  assegurar l'accés al document; facilitar la seva localització, potenciant l'intercanvi de coneixement,
•  criteris de conservació i preservació,
•  preservar l'evidència de les activitats, coneixements i transaccions de l'organització,
•  potenciar la compartició del coneixement,
•  reduir costos, amb l'estalvi de temps de cerca o recuperació de documents,
•  assegurar la preservació i accessibilitat dels documents crítics en un futur.

Els nivells de classificació que conformen el fons Municipal són quatre:

1. Grup de sèries
2. Subgrup de sèries
3. Sèries
4. Subsèries

Entenem per Fons el conjunt de documents, de qualsevol tipologia o suport, produït orgànicament i/o reunit i utilitzat per una persona, una família o un organisme en l'exercici de les seves activitats i funcions.
 
Entenem per Grup de sèries el conjunt de documents formats per l'agrupació de dues o més sèries, agrupades al mateix temps en Subgrups de sèries. El Grup de sèries especifica una funció, els Subgrups de sèries les activitats que li corresponen. 
 
Entenem per Sèrie Documental el conjunt d'expedients referents a una mateixa tramitació, activitat o funció , identificats per una mateixa entrada del quadre de classificació. Són unitats homogènies organitzades d'acord amb un sistema de classificació o conservades com a una unitat pel fet de ser el resultat d'un mateix procés de formació o de classificació, o de la mateixa activitat, perquè tenen una mateixa tipologia; o per qualsevol altra relació derivada de la seva producció, recepció o ús. Es conceben dos models de sèries:

1. Conjunt d'unitats documentals homogènies acumulat al llarg d'un període de temps, relatives a un mateix tipus d'activitat o assumpte, que són el resultat d'una mateixa actuació administrativa i d'una determinada norma o procediment. Com a norma general, la sèrie documental així entesa genera una determinada tipologia documental que manté les seves característiques essencials al llarg del temps. La sèrie pot estroncar-se o donar lloc a noves sèries, quan canvi l'activitat, el procediment o la tramitació.
2. Conjunt d'unitats documentals homogènies format en el decurs del procés de la seva classificació, de la seva conservació o bé del seu ús, podent raure aquesta homogeneïtat únicament en el suport o la configuració material dels documents, en criteris pràctics derivats d'un ús concret -administratiu o cultural- o bé en criteris de classificació fonamentats en les seves característiques externes i/o internes.

Entenem per Subsèrie aquella sèrie subordinada a una altra de la qual en constitueix una part, organitzada d'acord amb un sistema de classificació o conservada com una unitat pel fet de ser resultat d'un mateix procés de formació o de classificació, -o d'una part de la mateixa activitat de la qual se'n deriva una mateixa tipologia o configuració interna i/o externa. La definició, extreta de la versió provisional de la NODAC, va ser recollida durant la fase de replantejament del Quadre de Classificació del 2001 i s'ha utilitzat al llarg del treball de definició de sèries. La publicació de la versió definitiva de la NODAC l'any 2007, no preveu el nivell de subsèrie al·legant que en realitat el nivell dominant era el de sèrie. Després d'analitzar la NODAC observem que la manca de la subserie pot dificultar la possibilitat de mostrar la jerarquia entre les diferents funcions i la seva documentació.

Instruccions per a una correcta consulta del QdC en web: al menú de l'esquerra podem seleccionar el nivell corresponent al grup de sèries. Una vegada fet aquest pas, sota els camps descriptius d'aquest nivell apareixeran les entrades corresponents al següent nivell: els sub-grups de sèries. Si seleccionem un sub-grup de sèries, en la part inferior apareixeran les sèries, i en cas de consultar la informació relativa a una sèrie, podrem seleccionar les subsèries (en cas d'existir). En qualsevol moment, serà possible tornar a un nivell jeràrquicament superior utilitzant la línia d'accés ràpid situada a la part superior.
Ex. en el qual estem a nivell de sèrie:

Com ho veurem:  Inici / Arxiu municipal / Quadre de classificacio / GESTIÓ ECONÃ’MICA I FINANCES / COMPTABILITAT ADMINISTRATIVA I TRESORERIA / LLIBRE D'ACTES D'ARQUEIG DIARI

Com ho hem d'entendre: Inici / Arxiu Municipal / Quadre de classificació  / Grups de sèries / Subgrup de sèries / Sèrie


Per una visió general i jeràrquica, podeu consultar el QdC en pdf, com a document adjunt.

Documents de suport