Arxiu Municipal

 

Quadre de Classificació

Aquest 茅s el Quadre de Classificaci贸 de l'Ajuntament de Terrassa, que abarca tot el Holding Municipal, 茅s a dir tota la documentaci贸 generada i rebuda pels serveis, instituts, patronats i empreses municipals des de 1840 a l'actualitat.
El quadre de classificaci贸 茅s l'instrument que permet descriure en primera inst脿ncia totes i cadascuna de les s猫ries documentals que genera l'Ajuntament de Terrassa i permet establir un control unitari de tota la documentaci贸 municipal. Les seves virtuts fonamentals s贸n:

  1. Identifica sota una codificaci贸 煤nica tota la documentaci贸 municipal.
  2. Presenta un est脿ndard d'identificaci贸 documental tranversal centrat en les funcions i no pas en els 貌rgans executors.
  3. Organitza la gesti贸 documental de forma unit脿ria i integral.


L'article 22 del Cap铆tol II "La gesti贸 dels documents" del Reglament del Sistema Arxiv铆stic de Terrassa, estableix que la direcci贸 del Sistema Arxiv铆stic Municipal de Terrassa, en col路laboraci贸 amb els directors dels diferents centres d'arxiu, t茅 la funci贸 d'elaborar, revisar i mantenir al dia el Quadre de Classificaci贸 de la documentaci贸 municipal. En relaci贸 amb aquest, s'establiran els calendaris que regiran la transfer猫ncia, l'acc茅s, la conservaci贸 o eliminaci贸 de la documentaci贸, d'acord amb la legislaci贸 vigent aplicable.

La Gesti贸 Documental 茅s una compet猫ncia atribu茂da als 貌rgans gestors del Sistema Arxiv铆stic Municipal, de manera que li correspon la seva planificaci贸 i aplicaci贸. Atesa aquesta responsabilitat, l'Arxiu Municipal ha elaborat el seu Quadre de Classificaci贸 (QdC), fruit de deu anys d'investigaci贸 continuada.

Compactes de l'arxiu. Autor: Rafel Casanova i MaresmaEl projecte de confecci贸 d'un nou quadre de classificaci贸 s'inici脿 l'any 1998 amb un "Estudi de la Documentaci贸 Municipal" encarregat per l'Arxiu Municipal on s'oferia una perspectiva real de la documentaci贸 generada a l'Ajuntament de Terrassa en tots els arxius de gesti贸 amb una quantificaci贸 molt precisa del volum en paper existent aleshores. L'estudi observ脿 que no existia una codificaci贸 煤nica i, per tant, tampoc una identificaci贸 unit脿ria de la documentaci贸 generada. Fruit d'aquest treball inicial es proced铆 a la confecci贸 d'un quadre de classificaci贸 de tota la documentaci贸 corporativa que serv铆s com a eina principal per a la seva gesti贸. El primer Quadre de Classificaci贸 corporatiu va veure la llum l'any 2001. Des d'aleshores es van intentar aplicar de forma pr脿ctica els codis generats en aquell moment a les oficines de gesti贸 amb resultats desiguals. Per aquest motiu es proced铆 a una revisi贸 profunda del primer Quadre de Classificaci贸 que ha durat quatre anys. El resultat d'aquesta revisi贸 ha estat el present quadre de classificaci贸 funcional i adaptat a les noves necessitats que la gesti贸 de la documentaci贸 electr貌nica requereix. L'aplicaci贸 dels codis del QdC a l'interior de la xarxa corporativa haur脿 de permetre:

  • fer expl铆cites les relacions entre les funcions o processos i els documents i les dades que generen,
  • establir uns criteris 煤nics i comuns per classificar i codificar, de manera un铆voca, la documentaci贸 que genera o rep l'organitzaci贸,
  •  evitar duplicitats i redund脿ncies d'informaci贸,
  •  assegurar l'acc茅s al document; facilitar la seva localitzaci贸, potenciant l'intercanvi de coneixement,
  •  criteris de conservaci贸 i preservaci贸,
  •  preservar l'evid猫ncia de les activitats, coneixements i transaccions de l'organitzaci贸,
  •  potenciar la compartici贸 del coneixement,
  •  reduir costos, amb l'estalvi de temps de cerca o recuperaci贸 de documents,
  •  assegurar la preservaci贸 i accessibilitat dels documents cr铆tics en un futur.

Els nivells de classificaci贸 que conformen el fons Municipal s贸n quatre:

  1. Grup de s猫ries
  2. Subgrup de s猫ries
  3. S猫ries
  4. Subs猫ries

Entenem per Fons el conjunt de documents, de qualsevol tipologia o suport, produ茂t org脿nicament i/o reunit i utilitzat per una persona, una fam铆lia o un organisme en l'exercici de les seves activitats i funcions.
 
Entenem per Grup de s猫ries el conjunt de documents formats per l'agrupaci贸 de dues o m茅s s猫ries, agrupades al mateix temps en Subgrups de s猫ries. El Grup de s猫ries especifica una funci贸, els Subgrups de s猫ries les activitats que li corresponen. 
 
Entenem per S猫rie Documental el conjunt d'expedients referents a una mateixa tramitaci贸, activitat o funci贸 , identificats per una mateixa entrada del quadre de classificaci贸. S贸n unitats homog猫nies organitzades d'acord amb un sistema de classificaci贸 o conservades com a una unitat pel fet de ser el resultat d'un mateix proc茅s de formaci贸 o de classificaci贸, o de la mateixa activitat, perqu猫 tenen una mateixa tipologia; o per qualsevol altra relaci贸 derivada de la seva producci贸, recepci贸 o 煤s. Es conceben dos models de s猫ries:

  1. Conjunt d'unitats documentals homog猫nies acumulat al llarg d'un per铆ode de temps, relatives a un mateix tipus d'activitat o assumpte, que s贸n el resultat d'una mateixa actuaci贸 administrativa i d'una determinada norma o procediment. Com a norma general, la s猫rie documental aix铆 entesa genera una determinada tipologia documental que mant茅 les seves caracter铆stiques essencials al llarg del temps. La s猫rie pot estroncar-se o donar lloc a noves s猫ries, quan canvi l'activitat, el procediment o la tramitaci贸.
  2. Conjunt d'unitats documentals homog猫nies format en el decurs del proc茅s de la seva classificaci贸, de la seva conservaci贸 o b茅 del seu 煤s, podent raure aquesta homogene茂tat 煤nicament en el suport o la configuraci贸 material dels documents, en criteris pr脿ctics derivats d'un 煤s concret -administratiu o cultural- o b茅 en criteris de classificaci贸 fonamentats en les seves caracter铆stiques externes i/o internes.

Entenem per Subs猫rie aquella s猫rie subordinada a una altra de la qual en constitueix una part, organitzada d'acord amb un sistema de classificaci贸 o conservada com una unitat pel fet de ser resultat d'un mateix proc茅s de formaci贸 o de classificaci贸, -o d'una part de la mateixa activitat de la qual se'n deriva una mateixa tipologia o configuraci贸 interna i/o externa. La definici贸, extreta de la versi贸 provisional de la NODAC, va ser recollida durant la fase de replantejament del Quadre de Classificaci贸 del 2001 i s'ha utilitzat al llarg del treball de definici贸 de s猫ries. La publicaci贸 de la versi贸 definitiva de la NODAC l'any 2007, no preveu el nivell de subs猫rie al路legant que en realitat el nivell dominant era el de s猫rie. Despr茅s d'analitzar la NODAC observem que la manca de la subserie pot dificultar la possibilitat de mostrar la jerarquia entre les diferents funcions i la seva documentaci贸.

Instruccions per a una correcta consulta del QdC en web: al men煤 de l'esquerra podem seleccionar el nivell corresponent al grup de s猫ries. Una vegada fet aquest pas, sota els camps descriptius d'aquest nivell apareixeran les entrades corresponents al seg眉ent nivell: els sub-grups de s猫ries. Si seleccionem un sub-grup de s猫ries, en la part inferior apareixeran les s猫ries, i en cas de consultar la informaci贸 relativa a una s猫rie, podrem seleccionar les subs猫ries (en cas d'existir). En qualsevol moment, ser脿 possible tornar a un nivell jer脿rquicament superior utilitzant la l铆nia d'acc茅s r脿pid situada a la part superior.
Ex. en el qual estem a nivell de s猫rie:

Com ho veurem:  Inici / Arxiu municipal / Quadre de classificacio / GESTI脫 ECON脪MICA I FINANCES / COMPTABILITAT ADMINISTRATIVA I TRESORERIA / LLIBRE D'ACTES D'ARQUEIG DIARI

Com ho hem d'entendre: Inici / Arxiu Municipal / Quadre de classificaci贸  / Grups de s猫ries / Subgrup de s猫ries / S猫rie


Per una visi贸 general i jer脿rquica, podeu consultar el QdC en pdf, com a document adjunt.



Documents de suport

    Quadre de classificaci (actualitzaci novembre 2014)



ARXIU MUNICIPAL DE TERRASSA

Ajuntament de Terrassa
Carrer Pant脿, 20
08221 Terrassa (Barcelona)
Tel. 93 739 70 00
ext: 4251, 4252, 4253

Horari de consulta:
de 9:00 a 14:00 de dilluns a divendres
de 16:00 a 18:30 els dimecres d'hivern

E-mail de consulta:
arxiu.municipal@terrassa.cat

Blog de l'Arxiu:
http://blogs.terrassa.cat/arxiu/

Twitter de l'Arxiu:
https://twitter.com/ArxiudeTerrassa